Šef računovodstva u jednoj distributerskoj firmi radi istu stvar sedamnaest puta dnevno. Otvori mejl sa narudžbinom. Prepiše stavke u Excel. Pošalje magacioneru na Viber. Magacioner pošalje fotografiju otpremnice nazad. Računovodstvo prepiše u program za fakturisanje. Onda klijent zove jer je faktura pogrešna. Računovodstvo se izvinjava, šalje storno, pravi novu fakturu. Klijent kasni sa plaćanjem dve nedelje jer čeka ispravnu papirologiju.
Nijedan korak nije težak. Svaki traje pet minuta. Ali sedamnaest puta dnevno, pet ljudi u lancu, svako sa svojim Excelom i svojom Viber grupom. To nije organizacija. To je proces koji se održava na inerciji.
Kada vlasnici kažu "treba nam automatizacija poslovnih procesa", ovo je obično šta misle: lanac koraka koji se ponavlja, koji svako u firmi zna napamet, koji niko nije zapisao, i koji svaki put može da se prekine na pet različitih mesta.
Kako prepoznati proces koji vapi za automatizacijom
Tri jasna signala:
- Isti posao radi dva ili više ljudi, jer informacija putuje od jednog do drugog rukom (Excel, Viber, mejl).
- Više od polovine grešaka u toj firmi vezano je za taj jedan proces, najčešće "neko je nešto preskočio" ili "neko nije proverio".
- Kad neko ode na bolovanje ili godišnji odmor, posao zastaje, jer samo ta osoba zna celu sliku.
Ako sve tri stvari važe, taj proces košta firmu mnogo više nego što vlasnik misli. Ne u plati, nego u kasnim isporukama, ponovljenim porudžbinama, i u vremenu vlasnika koji popravlja greške.
Šta zapravo znači automatizovati poslovni proces
Ne znači kupiti softver. Ne znači da svi rade u istom programu. Znači da se svaki korak procesa zapiše na jedno mesto, da se podaci prenose sami, i da svako vidi gde je narudžbina trenutno, bez da pita.
U praksi, to je obično jedan zaslon na kojem stoji lista narudžbina sa statusom: primljena, u magacinu, otpremljena, fakturisana. Magacioner označi kad pripremi. Računovodstvo vidi i automatski pravi fakturu. Komercijalista vidi kad je sve gotovo i može da javi klijentu.
Nijedan deo nije revolucionaran. Šta jeste novo: niko ne mora da prepisuje, niko ne mora da pita "gde je", i firma može da prati gde tačno proces puca.
Primer iz prakse: distributerska firma od 14 ljudi
Pre godinu dana sam radio sa firmom koja distribuira sanitariju. Vlasnik je rekao da se "izgubi" oko trideset minuta dnevno po komercijalisti, samo na proveravanje gde je narudžbina. Imali su četrnaest ljudi i šezdeset narudžbina dnevno.
Mapirali smo proces. Svaka narudžbina prolazi kroz pet ruku. Tri Excel tabele. Dve Viber grupe. Jedan zid u magacinu sa štampanim listama. Svaka informacija je negde duplirana, nigde nije autoritativna. Kad je vlasnik hteo da zna koliko ima na zalihama, niko nije mogao tačno da odgovori: broj na zidu je od juče, broj u Excelu od pre dva sata, broj u glavi magacionera je negde između.
Postavili smo jednostavan sistem koji prima narudžbine sa mejla i sa sajta, baca ih u jednu listu, i magacioner samo otvori telefon i vidi šta sledeće da pripremi. Status se menja sam kako narudžbina napreduje. Računovodstvo dobija notifikaciju kad je otpremljeno i pravi fakturu.
Posle tri meseca: i dalje šezdeset narudžbina dnevno, ali komercijalisti više ne pitaju "gde je". Proračun pokazuje da bi greška u fakturisanju padala sa pet nedeljno na nulu u prvom mesecu, jednu u drugom. Vreme od porudžbine do isporuke kraće za prosek od jedan dan.
Vlasnik nije dobio "AI". Dobio je da firma od četrnaest ljudi može da radi osamdeset narudžbina dnevno bez novog zaposlenog.
Šta se menja kad proces postane vidljiv
Tri stvari se dešavaju u svakoj firmi gde smo automatizovali ozbiljan poslovni proces.
Prvo, prestane igra "ko je kriv". Svako vidi gde je narudžbina, kad je promenjen status, ko je promenio. Niko više ne mora da brani sebe. Ako je nešto kasno, jasno je gde se desilo.
Drugo, vlasnik prestane da bude operativan. Više ne mora da bude u svakoj odluci. Sistem mu pokaže šta zaostaje, on uđe samo kad treba da odluči.
Treće, zaposleni počnu da rade pravi posao. Komercijalista zove klijente umesto da kuca u Excel. Magacioner priprema porudžbine umesto što piše Viber poruke.
Ovo nije apstrakcija. Ovo je razlika između firme koja se davi u operativi i firme koja može da raste.
Pre nego što naručite "softver za automatizaciju", napišite ceo proces korak po korak. Svaki korak. Ko ga radi, koliko traje, šta unosi, šta predaje sledećem. Ako ne možete da napišete proces na jedan list papira, niste spremni za softver. Spremni ste tek za razgovor sa onima koji proces stvarno rade.