Stigao je vlasnik transportne firme na prvi razgovor sa centrom za digitalnu transformaciju. Doneo je dva foldera papirne dokumentacije, jedan USB sa Excel tabelama i listu od sedam stvari koje "ne valjaju" u firmi. Za sat vremena izašao je sa preporukom da uradi mapiranje procesa, popis aplikacija koje koriste i da identifikuje tri ključna mesta gde se gube sati nedeljno. Niko mu nije instalirao ništa. Niko mu nije prodao softver. To je tačno ono što takav centar i treba da uradi.
Većina malih firmi u Srbiji ne zna šta da očekuje od centra za digitalnu transformaciju. Mnogi misle da je to mesto gde vam neko "uradi digitalizaciju". Nije. To je mesto gde dobijete mapu, ne ekipu za izgradnju.
Kako prepoznati da vam treba ovakva podrška
- Imate osećaj da vas softver više košta vremena nego što vam štedi
- Tri zaposlena rade istu vrstu posla, ali svaki na svoj način, sa drugačijim tabelama
- Niko u firmi ne ume da kaže koliko traje obrada jedne porudžbine od početka do kraja
- Kada neko ode na bolovanje, posao stane jer "samo on to zna"
Ako se prepoznajete u dva od četiri, niste sami. Ovo je tipično stanje firme sa 8 do 30 zaposlenih koja je rasla brže nego sistem koji je podupire.
Šta zapravo radi centar za digitalnu transformaciju
Centri za digitalnu transformaciju u Srbiji, kao nacionalni projekat Privredne komore Srbije, rade tri stvari.
Prvo, snimanje stanja. Kroz razgovor i radionice mapiraju se postojeći procesi, alati, ljudi i bolne tačke. Rezultat je dokument koji vidi celu firmu na jednom mestu, ne samo jedan odeljak.
Drugo, strateška preporuka. Na osnovu snimka dobijate plan šta da menjate, kojim redom i sa kojim prioritetom. Ovo nije ponuda za softver. Ovo je mapa puta na 6 do 12 meseci.
Treće, pristup mreži pružalaca. Ako su preporuke konkretne, recimo uvesti ERP, automatizovati naručivanje ili srediti CRM, centar može da uputi na proverene partnere koji to izvode.
Ono što centar ne radi: ne instalira vam softver, ne piše kod, ne preuzima vaše ljude i ne garantuje rezultate. To je svesna granica. Cilj je da napravite informisanu odluku, ne da neko drugi odluči umesto vas.
Primer iz prakse - mlekara sa 18 zaposlenih
Mlekara u centralnoj Srbiji, godišnji prihod oko 110 miliona dinara, imala je tipičan problem. Računovotkinja je ručno unosila narudžbine iz tri kanala (telefon, mejl, Viber) u jednu Excel tabelu, pa iz nje u program za fakture, pa iz programa u sistem za vozače. Isti broj porudžbine prolazio je kroz tri sistema, a dva čoveka su ručno usklađivala razlike. Gubili su oko 14 sati nedeljno na to.
Posle snimanja stanja dobili su preporuku u tri koraka:
1. Centralizovati naručivanje u jedan obrazac, ne novi softver, već jedan zajednički kanal koji svi koriste. 2. Povezati postojeći fakturni program sa rasporedom vožnji. 3. Šest meseci kasnije razmotriti pravi ERP, kada budu znali šta im stvarno treba.
Mlekara je krenula od prvog koraka. Posle dva meseca od 14 sati nedeljno ostalo je 5. Računovotkinja je počela da radi posao za koji je školovana, umesto prepisivanja brojeva. Tek tada je razmišljala o ERP-u, sa stvarnim podacima u rukama, ne sa željama.
Šta se menja kada uradite transformaciju kako treba
Manje grešaka u podacima. Brojevi se ne prepisuju, već prelaze automatski. Računovotkinja iz mlekare nije imala nijednu grešku u fakturisanju tri meseca posle uvođenja zajedničkog obrasca.
Brže odluke. Vlasnik koji za pet minuta vidi koliko je prodato po proizvodu doneće drugačije odluke od onog koji to vidi tek u petak uveče, kada se sabere nedelja.
Ljudi rade pravi posao. Najveća dobit nije ušteda vremena, već šta zaposleni rade sa vraćenim vremenom. Računovotkinja koja ne prepisuje brojeve može da analizira troškove. Vozač koji ne usaglašava liste može da napravi još jednu turu.
Pre prvog razgovora
Ako razmišljate o tome da odete u centar za digitalnu transformaciju, najveću korist ćete imati ako pre tog razgovora znate sledeće: na koja tri pitanja u vašoj firmi najteže odgovarate brzo? Ko je u firmi prepoznat kao "samo on zna kako se to radi"? Gde se vidi da informacije čekaju, umesto da teku?
Centar vam može dati mapu. Šta ćete sa mapom je vaš posao. Ako uđete spremno, izaći ćete sa planom. Ako uđete sa željom da neko reši problem umesto vas, izaći ćete sa razočaranjem. Razlika između firme koja se transformiše i one koja samo plati savetovanje jeste u tome što prva radi po mapi, a druga ima mapu u fioci.