Skladišni prostor: faktura ode sama, uplata se upari sama
Vlasnik skladišnog kompleksa sa desetinama zakupaca
Cilj: 0 propuštenih uplataVlasnik skladišnog prostora sa desetinama zakupaca je primer firme zarobljene u administraciji: svakog meseca iste fakture, isti izvodi, isto uparivanje. Napravili smo program koji fakture šalje sam, uplate prepoznaje sam i javi kad neko zakasni. Za svakoga ko izdaje skladišni, poslovni ili bilo koji drugi prostor.
Kako je firma radila
Skladišni kompleks sa desetinama zakupaca, od male jedinice do cele hale. Fakture su se pravile ručno u Excelu svakog meseca i slale mejlom. Praćenje uplata: otvoriš izvod iz banke i ručno upariš svaku uplatu sa fakturom. Sa preko dvadeset zakupaca, to su dva do tri dana svakog meseca. I svakog meseca bar jedna uplata promakne: pogrešan iznos, kašnjenje koje niko nije primetio, faktura koja jednostavno nije poslata. Vlasnik troši dane na administraciju umesto na nove zakupce.
Šta je to koštalo
Svaka propuštena uplata je prihod koji ne stigne i neprijatan razgovor koji dođe prekasno. Ugovori se razlikuju: neko plaća mesečno, neko kvartalno, neko ima popust, neko duguje zaostale rate. To ne može da se drži u glavi, a ni tabela ne opomene kad nešto zakasni. Vlasnik je umesto pregovora sa novim zakupcima provodio dane praveći fakture i gledajući izvode.
Šta smo napravili
Mapa svih jedinica sa stanjem zakupa: zeleno zauzeto, crveno slobodno, žuto ugovor koji ističe
Faktura se pravi i šalje svakog meseca na tačan datum, sa iznosom iz ugovora, bez ijednog ručnog koraka
Program prepozna uplatu na izvodu, poveže je sa pravom fakturom i zatvori je
Kad uplata kasni 7, 14 i 30 dana, podsetnik ide zakupcu, a onda vlasniku
Pregled po periodu, po zakupcu i po jedinici: prihod, dugovanja i istorija uplata na jedan klik
Šta se menja
Cilj koji smo postavili: nula propuštenih uplata, jer program svako kašnjenje primeti sam i odmah javi
Fakturisanje više ne traje dva do tri dana mesečno, program ga odradi bez vlasnika
Cela finansijska slika na jednom mestu: šta je naplaćeno, ko duguje i koliko, koji ugovor ističe
Vlasnik vreme troši na nove zakupce i uslove umesto na tabele i izvode
Prazne jedinice se brže popune, jer vlasnik konačno ima vremena da se time bavi
Sledeći korak
Sledeći korak su ugovori sa digitalnim potpisom: novi zakupac potpiše onlajn, a program od tog dana sam pravi fakture po dogovorenim uslovima.
Prepoznajete svoju firmu?
Prođemo kroz jedan vaš proces, onaj koji vas najviše košta. Na kraju znate da li tu program ima smisla, koliko bi otprilike koštao i šta biste dobili. Ako nema smisla, i to ćemo reći.